Artículo 20. El Sistema Institucional es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y
funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.
Artículo 21. El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:
I. Un área coordinadora de archivos, y
II. Las áreas operativas siguientes:
a) De correspondencia; (u oficialía de partes)
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado.
Los responsables de los archivos referidos en la fracción II, inciso b), serán nombrados por el titular de cada área o unidad; los responsables del archivo de concentración y del archivo histórico serán nombrados por el titular del sujeto obligado de que se trate.
V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos
de las áreas operativas.
Artículo 29 Las áreas de correspondencia son responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite.
Artículo 21. De su integración
El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:
I.Un área coordinadora de archivos, y
II. Las áreas operativas siguientes:
a) De correspondencia; (u oficialía de partes)
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado.
Las Áreas de Correspondencia referidas en el presente artículo en su facción II inciso a) serán designadas por el sujeto obligado de conformidad a su naturaleza y atribuciones; o bien, designados por el titular de cada área o unidad.
Artículo 27. De las atribuciones del Área Coordinadora de Archivos
V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de
las áreas operativas.
Artículo 28. Del Área de Correspondencia
Las áreas de correspondencia son responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la
integración de los expedientes de los archivos de trámite.
Unidad responsable de la administración de documentos que se encuentren en trámite.
Los documentos serán resguardados de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental, por el tiempo estrictamente indispensable para
cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria.
Es el encargado de la recepción de toda documentación que haya pasado su periodo de trámite pero que, sin embargo, continúe siendo relevante para su consulta posterior, ya que se trata de un apoyo que puede servir de referencia y justificación de toda acción ejecutada en el pasado.
Es aquél conjunto ordenado de documentos al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente, que son conservados por su
valor.
Adopta Sistemas de ordenación que permitan la ubicación de fondos, secciones, subsecciones,series, subseries y velara por correcta organización e
instalación de áreas de depósito, unidades de conservación y almacenamiento.
