Archivo

Sistema Institucional de Archivos

Es el conjunto de personas, técnicas y tecnologías archivísticas que formalizan las tareas documentales, a través del funcionamiento de sus componentes normativos, operativos y estratégicos en cada una de las fases del ciclo vital del documento.

  • ¿Cómo está integrado ?
    • El sistema se integra a partir de la composición siguiente:
    Componentes Normativos : Son aquellos que tendrán a su cargo la regulación y coordinación de la operación del sistema y está integrado por:
    La Unidad Coordinadora de Archivos.
    Un Comité Técnico Interno de Administración de documentos.
    Componentes Operativos: Serán los archivos de trámite, concentración e históricos, encargados del funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los documentos.

  • ¿Qué es el ciclo vital del documento?
    • Son las etapas por las cuales pasa el documento, iniciando desde archivo de trámite (primera etapa), posteriormente al archivo de concentración (segunda etapa) y finalmente al archivo histórico (tercera etapa). En relación con el ciclo vital de los documentos y de acuerdo a los valores documentales que los conforman, los archivos se integrarán dentro de cada ente público como un Sistema Institucional de Archivos, denominándose de la forma siguiente:
    Archivo de Trámite o de Gestión Administrativa.
    Archivo de Concentración.
    Archivo Histórico.

Archivo de Tramite

Unidad responsable de la administración de documentos que se encuentren en trámite.
Los documentos serán resguardados de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria.

  • Funciones:
    • Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca y reciba.
    Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales.
    Resguardar los documentos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia
    de transparencia y acceso a la información pública.
    Elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General.

Archivo de Concentración

Es el encargado de la recepción de toda documentación que haya pasado su periodo de trámite pero que, sin embargo, continúe siendo relevante para su consulta posterior, ya que se trata de un apoyo que puede servir de referencia y justificación de toda acción ejecutada en el pasado.

  • Funciones:
    • Conservar los expedientes hasta que cumplan su vigencia administrativa de acuerdo con lo establecido en el catálogo
     de disposición documental.
    Identificar las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos suficientes
    para ser transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados.
    Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean
    los valores evidénciales, testimoniales e informativos que se determinen para su ingreso al archivo histórico que corresponda.
    Concentrar de forma precautoria todo el conjunto de datos y expedientes de poco uso que deben ser valorados antes de llegar
    a su destino final o haber concluido algún tiempo de vigencia establecido.

Archivo Histórico

Es aquél conjunto ordenado de documentos al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente, que son conservados por su valor.
Adopta Sistemas de ordenación que permitan la ubicación de fondos, secciones, subsecciones,series, subseries y velara por correcta organización e instalación de áreas de depósito, unidades de conservación y almacenamiento.

  • Funciones:
    • Gestión de las salidas temporales o definitivas de fondos y documentos y su control mediante el correspondiente registro
    general de salida y el oportuno expediente.
    Diseñar y ejecutar planes para la preservación, conservación y restauración del patrimonio documental.
    Clasificación, ordenación y la elaboración de los instrumentos de descripción (inventarios, catálogos, etc.)
    Organizar la documentación.

Dictámenes y actas de baja documental